Эта заметка содержит описание 4х методологий фокусировки и приоритизации, как ключевого навыка менеджера по продукту. Будет интересна как для продюсеров, продуктовых и проектных менеджеров, так и для топ менеджмента.

Сегодня пишу про ФОКУС. Не про тот, что в уличной магии Девида Блейна, а скорее про офисную магию, даже если ваш офис виртуальный. 

Изучая ретроспективно менеджерские косяки, могу резюмировать, что большинство из них возникли по причине нехватки:

1. Фокуса
2. Времени
3. Компетенций

^{Или сразу нескольких из них. Привет Peter Drucker (“The Effective Executive”) – рекомендация.}

Если компетенции можно подтянуть на моих курсах: Game Design, Game Producer, LiveOps, Время можно освободить, нанимая нужных людей и делегируя задачи. А вот как победить расфокус расскажу сегодня в этой заметке.

Прелюдия окончена – погнали в методологию фокусировки.

---

Методология 1: Воронка Фокусировки

Нам, менеджерам, управленцам приходиться работать с огромным количеством задач. Для повышения личной эффективности методология предписывает следующие шаги:

1. ELIMINATE

Избавьтесь от всех задач, которые точно не пойдут в работу. Приоритизация (см видео.)

2. AUTOMATE

Автоматизируйте все, что можно автоматизировать, оставьте себе ресурсы на работу руками (и головой) над действительно важным. Я – ленивый человек, и люблю таких же. Ленивые, ответственные  люди лучше всех автоматизируют рутину и работу руками.

3. DELEGATE

Делегирование — это неотъемлемый элемент менеджмента, позволяющий распределять задачи среди команды для оптимизации производительности. Делегируем те задачи, где результат будет лучшим, или приемлемым (не хуже), чем если бы вы делали работу сами. Осознайте собственные сильные стороны и экспертизы, и нанимайте специалистов там, где у вас слабые стороны, затем делегируйте им задачи. Процесс делегирования не только разгружает тебя, но и способствует улучшению общей производительности и мотивации команды, росту ее специалистов, работе с ответственностью.

4. ТВОИ ЗАДАЧИ – ФОКУС

Раздели задачи по срокам получения результата. Прямо сейчас в работу идут те задачи, которые нужны на сейчас, срочные вопросы, блокеры для бизнеса, команды. Это и есть твой фокус! Вписывай их в свой TO DO, и работай над ними с минимальным отвлечением (об этом – будет еще ниже в заметке).

5. ТВОИ ЗАДАЧИ – ОТЛОЖЕННЫЕ

Задачи, результат которых не требует твоего фокуса “здесь и сейчас” должны быть системно обработаны при помощи твоего эффективного инструмента. Они не должны потеряться, выпасть из списка. Лично я использую различные напоминалки, которые позволяют мне не потерять задачи, которые прошли воронку:

1. Календарь – мой главный помощник. Там я выделяю время на каждую из задач, и если надо – могу перенести ее, когда наступает время ее выполнения (а не удалить, или пропустить).
2. Напоминалки iPhone – через Сири. Использую для быстрого сохранения и обработки задач. Иногда надо быстро надиктовать и записать что-то, чтобы не потерялось. Привет, Сири.
3. Инбокс в почте. Регулярно читаю почту, и задачи, пришедшие оттуда всегда оставлю “не прочитанными”. 
4. Отложенные сообщения. Мне очень зашла эта функция в телеграмм, я в моменте пишу сообщение на будущее, чтобы не потерять пинги, напоминалки, ответы, вопросы – отложенные во времени. 
5. Реестр обещаний и договоренностей. Вот тут тулы у меня нет, может кто-то посоветует в комментариях. Так как я предпочитаю договариваться с людьми – нужно не потеряться в договоренностях и обещаниях. Чтобы не потерять, фиксирую эту информацию так: Предмет договора, срок, люди.  Из инструментов могу посоветовать Конфлюенс. Там у каждого юзера есть свое личное – приватное пространство. И там можно создавать список ноутсов с временем и датой, людьми и контекстом. Он тебе даже проалертит на почту – если проспишь дедлайн. 
   Так же – календарь. Ключевые договора ставлю в календарь, и на “срок Х” могу заинватить нужного человека.

Менеджер и его задачи, как жонглер, который жонглирует огромным количеством мячиков. Его задача – построить свою работу так, чтобы как можно меньше этих мячиков упало. Мы понимаем, что без падения мячиков не обойдется, но чтобы минимизировать урон бизнесу менеджер пользуется методологиями личной эффективности. 

Передохни, подумай о прочитанном выше, сделай заметки. Что бы ты изменил в работе прямо сейчас? Сделай это.

Теперь продолжим.

Методология 2: 5/25 Уоррена Баффета.

Методология 5/25, предложенная Уорреном Баффетом, представляет собой мощный инструмент для приоритизации и фокусировки. Суть метода заключается в том, чтобы выделить пять основных целей или задач, которые вы считаете наиболее важными для успеха. После этого необходимо сконцентрироваться и вложить усилия и ресурсы именно в эти пять направлений, оставив в стороне все остальные.

Использование методологии 5/25 помогает избежать размывания усилий и сфокусировать внимание на самом значимом. Через время цели нужно пересмотреть и переосмыслить, чтобы решить актуальны ли они, или какие следующие пять целей станут приоритетными. Этот подход способствует не только более эффективному достижению поставленных задач, но и обеспечивает четкость в стратегии развития и личной эффективности.

3: Метод Ivy Lee 

Методология Ivy Lee — это простой, но эффективный подход к управлению временем и повышению производительности, предложенный американским бизнес-консультантом Ivy Lee. 

1. Определение 6 ключевых задач: В конце каждого дня вы планируете следующий день, выбирая шесть наиболее важных задач, которые вы хотите завершить.
2. Ранжирование по приоритету: Затем вы ранжируете эти задачи по степени их важности.
3. Концентрация на верхней задаче: На следующий день ваша основная цель — сосредоточиться на выполнении первой задачи в списке до ее завершения. После этого переходите к следующей.
4. Повторяйте ежедневно: Процесс повторяется каждый день, при этом невыполненные задачи перемещаются в следующий список приоритетов.

Этот метод подчеркивает важность фокусировки на ограниченном числе задач, что помогает избежать размывания внимания и повышает эффективность в выполнении ключевых задач. Ivy Lee считал, что такой простой, но систематический подход может заметно улучшить продуктивность и успех.

Методология 4: Матрица Impact / Effort

Матрица Impact / Effort (Влияние / Усилие) — инструмент управления проектами при стратегическом планировании, который помогает приоритизировать задачи или идеи на основе их потенциального воздействия и усилий, необходимых для их реализации.

Матрица имеет две оси: “Влияние” и “Усилие”. Задачи или идеи оцениваются в соответствии с их потенциальным воздействием на цели или проект, а также с усилиями, которые потребуются для их выполнения. После этого они размещаются на матрице в соответствующих квадрантах.

1. Высокое влияние, низкое усилие (Quick Wins): Задачи в этом квадранте обычно имеют высокий потенциал воздействия и требуют относительно небольших усилий. Они могут быть реализованы быстро и способствовать достижению быстрых результатов.
2. Высокое влияние, высокое усилие (Major Projects): Эти задачи могут предложить значительное влияние, но требуют значительных усилий для реализации. Они обычно являются стратегическими приоритетами и могут потребовать долгосрочного планирования.
3. Низкое влияние, низкое усилие (Fill-Ins): Задачи в этом квадранте могут включать в себя рутинные или незначительные задачи, которые, хотя и не имеют критического влияния, могут быть легко реализованы.
4. Низкое влияние, высокое усилие (Thankless Tasks): Задачи с низким эффектом и высокими усилиями могут потребовать внимания, но их ценность относительно невелика. Эти задачи могут требовать дополнительного обдумывания.

Использование матрицы Impact / Effort помогает командам и руководителям принимать информированные решения о приоритетах и оптимизировать использование ресурсов.

---

Итого

1. Стать охуенным эффективным в моменте не реально. Эффективность – она в умении использовать подходы и инструменты, методологи и фреймворки, вырабатывать привычки и способы делать свою работу хорошо, лучше чем вчера.
2. Системно использовать подходы – ключ к повышению эффективности. Это не разовая, а системная история.
3. Выбери себе один из списка, и начни по нему системно гонять свои задачи. Советую начать с 1й (воронки фокуса) или 2й (5/25 Баффета). Освоишься, двигайся дальше.
4. Выбирай методологии под текущую реальность: задачи, условия, ситуации.
5. Это лишь некоторый список способов делать работу лучше, он не полный. У каждой хозяйки – свой рецепт борща. Так у каждого менеджера – свои фишки, трюки и методологии. Найди свои.

---

Понравился пост?

Супер, я очень рад. Напиши комментарий, меня это мотивирует. Пошейри в социальных сетях — вот тут ниже я специально вставил эти кнопочки шейра. 

И я буду рад видеть тебя у себя на курсах по

• Гейм дизайну
• Продюсирвоанию
• Оперированию играми

Там много вкусного, не только про эффективность.